La modalidad e-learning está extendiéndose cada día más a instituciones y organizaciones que desean implementar un proyecto de educación virtual. Los procesos básicos de un proyecto e-learning que deben ser considerados en una gestión son: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
Consultamos a la contadora Natalia Giordano, tutora de Net-Learning en el curso Gestión de Proyectos E-learning y miembro del cuerpo académico de la Universidad Autónoma de Baja California, sobre la importancia estos procesos.
Cuando el directivo de una institución o un profesional independiente quiere gestionar un proyecto e-learning, ¿qué áreas debe tener en cuenta?
Las tres áreas que se deben tener en cuenta en la gestión de un proyecto E-learning son el área educativa, tecnológica y organizacional. Cada una de estas áreas sufre un “proceso” de cambio cuando una institución educativa, decide “comenzar” a transitar el paso de la educación tradicional a la modalidad E-learning. Hago hincapié en las palabras “comenzar” y “proceso” porque de allí se entiende a esta transición como una “serie de pasos” dignos de ser “gestionados” y administrados a fin de lograr los objetivos planteados de manera eficiente, y con éxito.
Esta serie de pasos consisten en planificar las tareas a realizarse en cada una de las áreas importantes, a fines de estipular actividades y tiempos y no caer en cuellos de botella, en ejecutar esas actividades según lo planificado, en controlar que lo planificado se haya cumplido, y por último cerrar el proceso con la retroalimentación que se necesita para aprender de las experiencias, y tomarlas como iniciativa de mejora continua.
Cada una de estas actividades deben realizarse para las áreas que, como nombré mas arriba, serán las implicadas en el cambio: así se deberá planificar, por ejemplo la necesidad de equipos y tecnología; en el área organizacional debemos preparar la estructura administrativa de la entidad, para sostener el nuevo sistema y no generar deficiencias de tiempo por procedimientos no definidos. En el área educativa debemos planificar, ejecutar y controlar el cambio en los materiales didácticos, la capacitación de docentes, el diseño instruccional que se va a utilizar para que, unidas todas las áreas de interés y bien “gestionadas” se den los resultados que se desean de la manera más óptima y en el tiempo estipulado.
¿Cómo pueden aprovecharse los recursos con los que cuenta una institución u organización?
Siempre son útiles los recursos con los que contamos: de eso se trata el gerenciar: conseguir los mejores resultados de los recursos que ya tenemos, de “sacar el jugo” a nuestros recursos: pero para eso hay que saber administrarse. Siempre digo que los profesionales de toda ciencia deberían tener en sus formaciones de grado una materia de administración general, porque saben muchísimo de cada una de sus ciencias, pero muchas veces no pueden crecer porque no saben como “hacer a través de las manos de su equipo” y a eso se le llama gerenciar. Para implementar un proyecto E-learning, es útil la computadora personal que tiene el profesional (o la tecnología de la entidad educativa) que quiere comenzar con esto, son útiles los conocimientos académicos que ya tiene incorporados, y la experiencia de la modalidad presencial que se puede tener o no. Pero para que todo esto “funcione” y trabaje como un sistema, en donde el total logra más que la suma de las partes se necesita: coordinación, administración, GESTIONAR: saber manejar… porque como un vehículo: más recursos tiene (caballos de fuerza en su motor) más peligroso se vuelve con un conductor que no conoce el camino. Pero si lo conoce, podrá llegar a su meta con los mejores resultados.
¿Cómo se mide la viabilidad de un proyecto?
En realidad la viabilidad del proyecto de e-learning también se mide a través de ratios e indicadores en donde pueda identificarse cuánto se invirtió y cuánto se recuperará en un período de tiempo definido. Para poder calcularlo es necesario tener un real panorama de los recursos necesarios para la implementación y sostenimiento de un proyecto de capacitación o formación en esta modalidad. Existen índices, como ROI (Return on Investment), el cual mide el retorno de la inversión realizada, es decir, cuántos pesos vuelven al bolsillo del inversor al cabo de X tiempo. En definitiva, esto también forma parte de la gestión. Planificar las salidas de fondos, y los ingresos (que suelen ser posteriores) no es sencillo, menos aún si pensamos en lograr crecer en la actividad. Necesitaremos realizar una planificación financiera real que nos permita crecer y generar los fondos necesarios para sostenerse en el tiempo y lograr los objetivos propuestos.
El curso Gestión de Proyectos E-learning, de modalidad online y con certificación universitaria, brinda un panorama general de todos los procesos y decisiones necesarias para el gerenciamiento e implementación de proyectos virtuales. El curso está dirigido a instituciones y organizaciones que desean adoptar esta modalidad y profesionales involucrados en el desarrollo de proyectos de capacitación y desarrollo de recursos humanos.
Equipo de Net-learning
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